Что хранят в архивах

Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы. Нарушение определенных законодательством сроков их хранения может привести к штрафным санкциям и обернуться сложностями с получением необходимых для дальнейшей деятельности предприятия сведений или каких-либо личных данных сотрудников.

Какая информация хранится в архивах?

Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, кассовые и документы строгой отчетности), документы бухгалтерского и налогового учета, кадровая документация, медицинские карточки, личные дела — лишь частичный перечень документов, условия и сроки хранения которых регулируются законодательно.
Cached

Какие материалы хранят в архивах?

Фонды архива, занимающие несколько больших зданий, — это не только бумажные документы. Здесь хранят огромное количество кино-, фото-, аудио- и видеоматериалов, технические чертежи и личные вещи.

Какие документы хранятся в архиве?

Рассмотрим на примерах:

документы по личному составу – 50, 75 лет;
годовые бухгалтерские и бюджетные отчеты – постоянное хранение;
акты проверок кассы – 5 лет;
акты о проверке финансово-хозяйственной деятельности организации – 5 лет.

Сколько хранятся данные в архивах?

Время сохранности документации в цифровом формате

10 лет — годовая финансовая отчетность, 5 лет — квартальная; 4 года — счета-фактуры, 5 лет — значения учетной политики; 75 лет — реестры доходов физ лиц; постоянно — передаточные акты, пояснительные записки.

Какие документы поступают в архив?

Перечень документов личного происхождения, подлежащих постоянному хранению в архиве

Личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, копии документов о трудовой деятельности, документы о награждении и поощрении;
Документы общественной деятельности;
Документы о творческой деятельности;

Для чего хранят документы в архиве?

архивное хранение документов нужно для того, чтобы был порядок; многие документы нужно хранить потому, что этого требует государство; нужно хранить документы, чтобы можно было найти их, если это потребуется через несколько лет; если мы не займёмся архивным хранением документов, то к нам будут применены санкции от гос.

Чем архив отличается от папки?

Привычные папки для документов, которые нужны каждый день, отличаются от папок для архивации тем, что в них обычно размещается меньшее по объему количество бумаг. Тогда как в архиве мы сталкиваемся с необходимостью в больших объемах хранения документации.

Какой файл является архивным?

Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации.

Что содержит архив?

Архив — это файл, содержащий в себе один или несколько других файлов и/или папок, а также метаданные. Архивы используются для объединения множества любых файлов в единый файл-контейнер с целью удобства хранения и переноса информации или просто чтобы сжать данные.

Кто имеет доступ к архивам?

Архивы России предоставляют доступ к открытым документам Архивного фонда Российской Федерации и средствам поиска, причем это право закреплено в Конституции Российской Федерации.

Какие дела не передаются в архив?

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Какие дела передаются в архив?

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Что нельзя делать в архиве?

Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (п. 2.16 Правил № 526). В архиве запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.29 Правил № 526).

Что входит в архив?

В архив поступают все документы, отражающие процессы в организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. Второй основной функцией архива является ведение учета документов, уже поступивших на хранение. Архив в организации иногда должен работать с внешними государственными органами.

Какие файлы являются архивными?

Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации, размерах и т. п.

Куда извлекаются файлы из архива?

Содержимое архива извлекается в ту же папку, в которой находится ZIP-файл.

Как извлечь данные из архива?

Чтобы распаковать один файл или одну папку, откройте сжатую папку и перетащите файл или папку в нужное расположение. Чтобы извлечь все содержимое сжатой папки, нажмите и удерживайте ее (или щелкните ее правой кнопкой мыши), выберите команду Извлечь все, а затем следуйте указаниям.

Какие документы передаются в архив?

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Когда дело передают в архив?

Согласно новым правилам, документы нужно сдавать на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки (завершения дела в делопроизводстве).

Какие данные можно запросить в архиве?

Сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail. Для юридических лиц — наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail. Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.

Что делают в архиве?

archivum — от греч. άρχεϊον — «присутственное место») — 1) учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов; 2) собрание письменных памятников (рукописей, писем и т. п.), относящихся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица.

Что сдается в архив?

Сюда относятся практически все важные бумаги организации: учредительные документы, свидетельство и решение о ликвидации, личные дела и карточки, трудовые договора, финансово-бухгалтерская отчетность, лицевые счета работников или зарплатные ведомости, штатные расписания и т. д.

Что происходит с файлами при архивации?

Архивирование (упаковка, сжатие) это процесс записи файла в архивный файл, разархивирование (распаковка) — процесс извлечения файла из архива. Архив — упакованный (сжатый) файл. Архивация информации это такое преобразование информации, при котором объем информации уменьшается, а количество информации остается прежним.

Какие файлы не имеет смысла архивировать почему?

Нет смысла архивировать уже сжатые ранее файлы: например изображения jpg или файлы видео типа mpeg4, аудиофайлы mp3 и т. д. Однако целесообразно создавать архивы для большого количества таких файлов, например, для последующей их отправки или запороливания.

Можно ли удалять файлы из архива?

Для удаления файла из архива выберите его и нажмите на клавишу Delete или щелкните правой кнопкой мыши на файле и выберите в появившемся контекстном меню пункт Удалить.